皆さん、こんにちは。
携帯電話＆WiFiレンタルのププルです(*^_^*)
テレワークの推進と普及に伴い、ペーパーワークが廃止されハンコ文化も撤廃、電子化される方向へと徐々にシフトしてきています。
脱ハンコに伴い、運用方法や社内導入への知識がなくてなかなかシフトできない…。これから積極的にオンライン契約へと切り替えたい方のために、今回は、導入時のメリットや電子サインと電子署名の違いなどをご紹介します。
目次
テレワーク導入を推し進める電子契約と実情
ハンコ文化やそれに伴うペーパーワークが、テレワーク導入や定着のハードルとなっている一面があります。2020年2月に、ソフトウェア会社であるアドビシステムズ株式会社が行ったインターネット調査では、いまだ書面での契約書に利用されるハンコの捺印やサイン、確認などのためにテレワーク中に出社した経験がある人は6割以上にのぼっていると報告されました。
また、同年9月に内閣府からは、行政手続きで求める押印の原則廃止を全府省に要請されるなど、大きな転換期を迎えている昨今ではありますが、押印業務の為に出社しなければならない状況は数多く残されているというのが現実です。
自社でテレワークを推進・継続する為には、書面契約やハンコ文化からシフトしていく必要があります。
脱ハンコのメリットとは
1.テレワークや様々な働き方へのシフト
脱ハンコは、テレワークをはじめとする新しい働き方の実現につながります。脱ハンコにより紙書類の電子化・ペーパーレス化が進むことで、押印業務での出社が必要なくなり、いつでも・どこからでも電子的に申請・承認プロセスを遂行できるようになります。
また、企業における書類といえば、契約書、発注書、納品書、検収書、請求書、見積書、領収書などの重要書類が挙げられますが、これらの書類を印刷してテレワーク時に社外に持ち出すことは、機密性の観点から禁止されている場合もあります。
脱ハンコやペーパーレス化が進み、電子書面での契約が定着すれば、テレワークをはじめとする時間や場所に囚われない働き方に対応できるだけでなく、生産性向上や従業員のワークライフバランスにもプラスに働きます。
2.業務効率化
脱ハンコの最大のメリットとして、「生産性向上への貢献」を挙げることができます。脱ハンコの実現により、押印というタスクを簡略でき、書類保管・管理業務の負担軽減になります。業務のスリム化・シンプル化を通して、注力するべき業務に充てる時間が増えれば、生産性の向上へと繋がります。
3.コスト削減
脱ハンコのメリットとして、コスト削減も挙げることができます。ペーパーレスの実現で、従来のペーパーワークで発生していた紙書類の印刷費や設備の維持費、輸送費などをカットすることが可能です。
また、書類保管スペースの確保や、書類管理業務の人件費も削減できるため、不要なコストの削減にもつながるでしょう。
4.コンプライアンスの強化
脱ハンコを実現して各種書類を電子化することで、コンプライアンスの強化にもつながります。紙書類の場合、手作業による紛失・情報漏洩、文書改ざんなどのリスクを防ぐことができません。
一方で電子化した文書やオンライン契約であれば、適切なセキュリティ対策を施すことができ、コンプライアンスを強化することが可能です。
電子サインと電子署名の違い
紙の契約書に印鑑で押印し、お互いの合意を証拠として残す書面での契約をオンライン上で完結できるようにしたものが電子契約です。電子データ化した契約書に電子署名を行うことで、書面による契約と同様の効力が認められます。
この電子契約で使う電子署名の方式として、電子サインと電子署名があります。この2つの違いは、電子サインよりも、電子署名の方が法的効力が強いということです。
今日では、電子サインと電子署名は同じ意味で使われることもありますが、厳密には意味や本人確認方法などが異なるため、違いを把握しておくことが需要です。
電子サイン
メールやSMSを用いた認証を行い、契約システムが提供する仕組みやログによって本人確認を行います。一般的に、契約サービスの登録やメールアドレスのみで利用できるため、導入しやすい署名タイプと言えます。
法律上では、電子署名法第3条の要件を満たす方法について電子署名に限定しておらず、今後電子サインの法的効力が定義されていくものと思われます。
電子署名
電子認証局が厳格に本人確認した電子証明書を用いることで、本人性を担保します。電子署名法に準拠し証拠力が非常に高い署名タイプです。電子契約においても企業に求められる印章管理に対応でき、ガバナンス規定に親和性があります。
電子サインはメールやシステムログを用いて本人性の確認を行います。この電子サインより法的効力が強い電子署名は、第三者機関の電子認証局が厳格に本人確認した電子証明書を使用します。電子契約を安心して利用するためにも、署名タイプの違いを理解しておくことが大切です。
まとめ
企業や大学などの教育機関でも広がりをみせる、「脱ハンコ」への移行。オンライン上での契約を浸透させることで様々なメリットがあり、また、電子契約書も既に紙の契約書と同等の法的効力が認められているため、今後も各社積極的な導入が進められることが予想されます。
この記事が、自社の「脱・はんこ」やワークフロー見直しの参考になれば幸いです。
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