どのような勤務形態であっても変わらない生産性を維持する為に、社内の情報を集約し共有ができれば、業務の効率化・最大化が図れます。
これまで対面で行われていた業務をオンライン上でも滞りなく安全で効率的に行っていく為に、ネットワークを活用したグループウェアを導入する企業が増えています。
今回は、グループウェアについて、そのメリットとおすすめツールをご紹介していきます。
目次
グループウェアとは
グループウェアとは、企業など組織内のメンバーがスケジュールやタスク、書類データ、ナレッジなどの業務に関わるあらゆる情報を集約、共有するためのツールが組み込まれたソフトウェアです。
コミュニケーションツールや、コラボレーションツールと呼ばれることもあり、スケジューラ、掲示板、回覧板、ファイル共有、電子メール、オンライン会議システム、さらにはワークフローや会議室などの設備予約といった業務に必要なツールで構成された統合パッケージとして提供されるケースが多くあります。
またその他にも、自社の業務に合わせた案件管理や日報といった独自のシステムをデータベース上などで作成し追加などが可能な拡張性に優れた機能を備えたものが多くあります。
グループウェアのメリット
情報の一元管理
グループウェアは社内にあるあらゆる有益な情報を一元管理し、活用することを可能にしてくれます。
情報をデータとして蓄積するだけではなく、ファイル共有や会議室の予約といった業務の管理もでき、組織としてビジネスに役立つ機能も備わっています。社内SNSは他部署のスタッフ同士でのコミュニケーションを取る必要のある特定の人間だけが利用しがちですが、グループウェアはより汎用性が高く対象になるユーザーも多いのが特徴です。組織単位で情報共有を活発にしたい場合に、特に適しているソフトだといえます。
業務に合わせた拡張性
グループウェアでは導入する企業の状況に応じて、さまざまなツールを任意で取り込み拡張することが可能です。
たとえば、タスク管理や日報管理などが挙げられます。グループウェアでタスク管理ができれば、プロジェクトや各作業の可視化が可能になります。チームが作業の正確な進捗状況を把握できることは、プロジェクトの成功率をあげ、人員を有効に活用・配置していく上でも重要なポイントといえます。
ペーパーレスやワークプレイス改革の実現
あらゆる業務をオンライン化するグループウェアの利用で、ペーパーレスやテレワークなど在宅勤務にも対応可能となります。
多くの企業が全社規模のテレワークを進める中で、円滑な情報共有の為にグループウェアを導入しています。オフィスに出勤しなくてもグループウェアに接続することで共有情報やプロジェクト資料などにアクセスし、その運用体制を整えることで、働く場所に縛られないワークスタイルを実現することができます。
グループウェア 9選
チャットツールに次いで利用企業が多いグループウェア。企業など、組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェアで、共同作業をバックアップしてくれるツールです。ここでは、グループウェア1０選をご紹介します。
Microsoft 365(マイクロソフト 365)
クラウドベースでのトップクラスのコラボレーションツール、Microsoft 365(マイクロソフト 365)。
既に導入企業も多いMicrosoft 365。Microsoft Teams、Word、Excel、PowerPoint などのオフィス系アプリケーションに加えて、クラウドサービス、セキュリティを付加した統合型クラウドプラットフォームです。
https://pupuru-blog.com/application/microsoft-365
Google Workspace（グーグル ワークスペース）
あらゆるビジネスに対応するソリューション、Google Workspace（グーグル ワークスペース）、旧称 G Suite。
生産性とコラボレーションの協力ツールで業務効率を押し上げる、Google Workspace（グーグル ワークスペース）。利用可能なアプリケーションにて、Gmailや会議アプリMeetの他、Chat、Calendar、Google Drive、Docsなどのオフィス系アプリケーション一式などを含んでいます。
https://pupuru-blog.com/application/googlemeet
kintone（キントーン）
自社の業務に合わせたシステムカスタマイズが可能な、kintone（キントーン）。
開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できるサイボウズのクラウドサービスです。業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。社員間のつながりを活性化する社内SNSとしての機能や、豊富なAPI、プラグインなど100種類以上の連携サービスがあり、キントーンの拡張性は各企業に合わせた課題や業務効率化にコミットすることができます。
talknote(トークノート)
社内コミュニケーションツール talknote(トークノート)。
社内コミュニケーションツールであるTalknote（トークノート）は、メッセージのやり取りだけでなくグループごとのタイムライン投稿やタスク管理によって、会社や業務について一目で分かるような設計になっています。また、TalknoteはAIを搭載、アクセス時間やメッセージのやり取りを分析してメンバーの意欲やコミュニケーションを見える化。業務意欲を数値化する「アクションリズム解析」、既定の勤務時間より長くアクセスしていないかと検知する「オーバーワーク検知」、メッセージの送受信を定量化する「よくメッセージする人」機能などを搭載。
サイボウズ Office
日本の中小企業向けグループウェア、サイボウズ Office。
中小企業をはじめ多くの導入実績を有する「サイボウズ Office」は、「誰でもかんたんに使える」ことをコンセプトに開発されたグループウェアです。2019年までの累計導入数は69,000社に上り、多様な業種における共有システムの構築に寄与しています。
クラウド型とオンプレミス型の二種類が用意されていますので、自社環境に合わせて選択が可能です。
Aipo(アイポ)
チームの情報共有を素早くかんたんに Aipo。
アイポは、情報共有でチームをひとつにするグループウェアです。メンバーとのスケジュール共有、会議室や設備の予約、チャットのコミュニケーションなど、グループウェアの利用でチームの情報共有を素早くかんたんにします。離れた環境で働くスタッフ同士が、オンライン上で稟議書など重要書類を電子化しワークフローの確認・承認時間を短縮したり、プロジェクトの進捗状況を確認したりなど、チームの成功を高める機能を追加、拡張が簡単にできます。
NotePM（ノートピーエム）
社内wikiでナレッジ共有 NotePM。
NotePMは誰でもかんたんに使えて、組織パフォーマンスを向上させる情報共有ツール。 NotePMで社内マニュアル・業務ノウハウ・設計書・議事録・ナレッジ情報を一元管理。日報・議事録・報告書・マーケティング・ビジネス戦略などの多種多様なテンプレートが、無料でダウンロードでき、目標管理や研修報告書などのあらゆる社内情報共有をバックアップしてくれます。
GRIDY（グリッディ）
無料で23種類の機能が利用できる GRIDY。
GRIDYグループウェアは、企業等の組織、さらには社外のグループ会社や協力会社まで、グループでの情報共有を活性化し、コミュニケーションを強化するグループウェアです。 無料グループウェアとなっており、スケジュール管理、ワークフロー、掲示板等の23種類もの機能が初期費用、月額利用料とも無料で利用できるサービスとなっています。
SHIRASAGI(シラサギ)
オープンソースのグループウェア SHIRASAGI。
SHIRASAGIは、グループウェアで必要となるオフィス内の情報を公開、共有、活用するためのツールも揃っています。スケジュールや施設利用、共有ファイルのアップなど基本的な機能はすべて無料。企業内のコミュニケーションを高めながら、業務の効率化やコスト削減、ペーパーレスへと活用することができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は、企業で実際に活用されているグループウェアをご紹介しました。機能の拡張性やセキュリティの高さも重要ですが、運用面での使いやすさやコストなども検討する際には重要になってくると思います。
様々な情報共有機能やコミュニケーション、ペーパーレスとワークプレイス改革の実現をバックアップしてくれるグループウェアを活用して、業務の効率化や連携を強化していきましょう。
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