皆さん、こんにちは。
携帯電話＆WiFiレンタルのププルです(*^_^*)
昨今の急速なテレワーク導入にあたり、今まではオフィス勤務だった方でも急な在宅勤務やテレワークへの切り替えを必要とされる場合があるのではないでしょうか。
テレワークの導入により、自然災害や感染症の流行などが発生した場合でも、事業の継続・早期再開を行うことができます。今回は、テレワーク時に必要になるものをまとめました。また、合わせて利用したいテレワークに便利なクラウドサービスもご紹介していきます。
目次
テレワークに必要なアイテム5点
快適なテレワーク環境を構築する為に必要な作業環境にはどのようなアイテムが必要でしょうか。持続可能なテレワークを実現するための5つのアイテムをご紹介します。
1. パソコン
テレワークの導入にあたり、まずはPC環境を整えましょう。PC環境の準備と合わせて、接続確認も重要です。
リモート接続でオフィスのPCを使用する場合、あらかじめPC同士の連携・接続が可能か確認しておきましょう。また、接続先PCの予期しないOSアップデートを防ぐために、事前にアップデートを手動設定、実行しておきます。
社内ネットワークにアクセスする為に固定IPやVPNが必要になる場合、事前に確認・準備しておくことも大切です。
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2. Wi-Fi環境
インターネットが利用可能か、また通信速度は十分に足りているかを確認しておきましょう。あらかじめ通信可能容量を確認することもお忘れなく。
コワーキングスペースやサテライトオフィスを利用の際、Wi-Fiスポットを無料で利用できるところが大半ですが、念のため事前に確認しておくのがオススメです。
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3. ヘッドセット・Webカメラ
ヘッドセットとWebカメラのセットは、Web会議などを利用する際に重宝します。Web上のコミュニケーションツールは、オフィス勤務時と同じようにスムーズに会話ができるため、定例会議やプロジェクトミーティングなどにも積極的に活用されています。
ノートPCにはあらかじめマイク機能が付いているものが多くありますが、音質が悪く聞き取りにくかったり、周囲の物音も拾ってしまう、ハウリングが起きるなどのちょっとしたトラブルが起こることがある為、事前に会話テストをしておくのがオススメです。また、ほとんどのPCにカメラが内蔵されていますが、内蔵されていない場合には別途用意する必要があります。
4. デュアルディスプレイ、ipadなど周辺機器
普段大画面で仕事をしている方やデュアルディスプレイを使用している人はあると大変便利です。iPadもサブマシンとして活用できるため必要な場合には事前に準備をしておきましょう。
5. 働きやすい環境
会社と違い、自宅での作業環境は椅子の種類や机の高さなど、長時間労働に向いていない場合も多くあります。体への負担を和らげるために机と椅子の高さを調整して、長時間勤務しても苦にならないよう、マウスパッドなどもあらかじめ用意しておくのがオススメです。マウスやキーボードも負担にならないように使い慣れたものを準備しておきましょう。
充電ポートを近くに用意しておくことも忘れずに。
テレワークに必要なインフラサービス5点
1. チャットツール
業務連絡やプロジェクトごとのコミュニケーションを円滑に進める「ビジネスチャット」ツール。意思決定の迅速化や業務の「見える化」が実
現でき、現在多くの企業で活用されています。
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2. ビデオ会議
Web会議・テレビ会議システムを利用すれば、インターネットを通じて映像・音声・資料の共有などを行えます。遠隔拠点といつでも会議を実施できるためテレワークでは積極的に活用されるツールの一つです。
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3. ファイル共有サービス
多数のファイルやドキュメントなどのデータをスムーズに共有する際に欠かせないのが「ファイル共有サービス」です。紙からデータへの移行も急務となり、円滑なデータ共有には、オンラインファイルストレージの利用が欠かせません。
https://pupuru-blog.com/others/filesharing
4. Office環境
作業するPCにオフィス系ソフトがインストールされていない場合には、「Microsoft 365」などのサブスクリプション型サービスが活用できます。常に最新版のOfficeアプリをすべてのデバイスで使用できます。個人と企業それぞれのプランが用意されました。
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5. 勤怠管理システム
始業時間・終業時間・休憩時間などの勤怠については、労働者の労働時間を適正に管理するために、テレワーク導入前に設定・管理方法を決めておく必要があります。運用時には、勤怠や在席管理に役立つ「クラウド型に勤怠管理システム」を利用することもオススメです。
https://pupuru-blog.com/others/timemanagement
勤怠管理のほか、想定外の事故やトラブルが発生した場合には、どのように行動するべきかの指針を通達しておくことも重要です。
注意事項5点
1. セキュリティ
テレワーク中は、通常勤務時と比べ情報漏洩・紛失の危険性が高まります。必ず、テレワーク勤務前にセキュリティルールを策定し確認をしてください。
また、コワーキングスペース、サテライトオフィスといった、いわゆる「オフィス外」での勤務は、外部の人間に情報を見られる可能性があります。自分が仕事でどのような情報やデータを取り扱うのか、テレワーク前に改めて業務内容を確認しましょう。また、社内のコンプライアンスを確認する、機器やデータの取り扱いについても今一度十分に指針を明確にするなど、情報漏洩に繋がらないようオフィス勤務以上に注意しましょう。
テレワーク導入にあたり、社内のセキュリティ担当者は利用者がテレワーク時に混乱しないように「テレワーク時のセキュリティルール」をまとめて周知・徹底しておくことも重要です。
2. コンプライアンス
コンプライアンスは、法令遵守を指すことが一般的ですが、テレワーク時のコンプライアンスとしてどのようなことが挙げられるでしょうか。
例えば、ソフトウェアの適切な管理(不正利用の禁止)、情報の取り扱い(情報漏洩などを防ぐセキュリティの徹底)、法令に基づいた勤怠管理などが挙げられると思います。これらをテレワーク導入前にルール策定、周知・徹底する必要があります。
3. 休憩や昼食時の離席時のルール
テレワーク勤務前にルールを策定し確認をしてください。「クラウド型に勤怠管理システム」では離席時に休憩打刻を押して記録を残す機能もありますので、これらを活用することも良いでしょう。
4. 会話を含む情報漏洩
オフィス外での業務はオフィスと違い密室ではないため、電話やWeb会議などの打ち合わせの会話が第三者に聞かれる可能性があります。
サテライトオフィスでは防音スペースがあるので、ぜひ活用しましょう。また、会話を聞かれないために離席して電話をする場合は、PCにはプライバシーフィルターを利用し、こまめにパスワードをかける、常にPCは持ち歩く、スパイウェア・ウイルス対策ウエアを入れておくなど、PCのセキュリティ管理も忘れないようにしましょう。
5. 業績評価・人事管理
管理者は、オフィス勤務の従業員とテレワークで働く従業員とを公平に取り扱うことが原則となり、成果の言語化や評価基準の策定を明確にすることが求められます。
諸般の事情から特別の対応をするのであれば、労働組合等労働者の代表やテレワーク希望者の意見も十分に聞いた上で、導入前にルールを確立し、管理者教育などで周知徹底する必要があります。
また、従業員に対してワーク・ライフ・バランスの啓蒙・実現や、会社へのロイヤリティ、タイムマネジメント意識、成果に対する意識の向上をはかるように努めていくことも大切なことといえます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は、テレワークで必要になるアイテムやサービスをまとめてご紹介しました。また、テレワーク導入にあたり必要になる注意事項やコンプライアンスについても考察しました。
オリンピック開催に向けて注目を集めていたテレワークですが、新型コロナウィルス感染防止対策として一気に加速しました。テレワークの導入は、今回のような感染症対策や、大規模災害時のBCP対策としても効果を発揮します。
業務効率の向上や顧客満足度UPを目指しながら、業務をスムーズに行えるインフラ固めをし、業務の「見える化」を実現させて、企業・従業員双方にとっての働きやすさを実現したいですね。是非、規模や業務特性、ニーズに合わせたテレワーク導入の参考にされてください。
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