テレワークや在宅勤務が日常的に導入され、定着していくにあたり、IT環境を整えたり、ツールやセキュリティー面を強化していくことが緊急の課題となっています。また、社内社外を含めて円滑なコミュニケーションや契約を執り行っていく為には、どのような環境整備が必要となっていくのかを検証して行きます。
基本ツール
テレワークの基本的なツールとして最初に用意したいのが、モバイルワークができる端末類です。ノートパソコンやタブレット、Wi-Fiなどの通信環境は必須となります。また、現場にとって利用する最適なデバイスが何なのかを把握することも、環境整備の上では欠かせない情報です。
ププルでは、Wi-Fiとパソコンがセットになった『テレワークパック』のレンタルや、最新スマホからタブレットまで種類豊富にレンタルをしております。
急な機材の調達や大量台数の際にも安心のレンタルサービスであれば、必要な期間だけを決められた予算で、テレワーク環境の整備へと当てることができます。
コミュニケーション
業務連絡やプロジェクトごとのコミュニケーションを円滑に進める為に、ビジネスチャットツールの活用が一般的になっています。既に多くの企業で利用されているビジネスチャットですが、様々な特徴を踏まえて、ビジネスシーンにフィットしたチャットツールを導入することが不可欠となっています。
また、利用者全員が同時に情報共有ができるビジネスチャットのメリットを最大化する為にも、使いやすさは最も重要なポイントと言えます。
それでは、国内で多く利用されているチャットツール5選をご紹介します。
https://pupuru-blog.com/application/groupchat
slack（スラック）
世界シェアナンバーワンのチャットツール slack（スラック）。
世界的なシェアの高さと拡張性の高さが特徴のslack（スラック）。個人、組織、プロジェクトや顧客別などで自由に「チャンネル」を設定し、メンバー同士がチャンネルを通して会話を進めていきます。情報整理がしやすく、検索機能や管理がシンプルです。資料の共有や、メール、ツイッター、Google、Skypeなど多くのSNSサービスとシステム連携が可能となっているところも魅力です。値段はやや高めの月額850円です。
【導入費用】
無料版は検索可能なメッセージ数が直近1万件まで、音声・ビデオ通話は1対1に限定、ファイル保存容量が合計5GBまでなどの制限が設けられています。有料版は中小企業向けの「スタンダード」が月額850円（1ユーザー/年払い）、大企業や高度な管理ツールが必要な企業向けの「プラス」が月額1,600円（1ユーザー/年払い）など。
Chatwork（チャットワーク）
国産の安心感と社内外でも活用できる手軽さが魅力 Chatwork（チャットワーク）。
社外の人との営業ツールとしても使える日本発のビジネスチャット。IDがあれば社内外を問わず直ぐにやり取りが可能です。また、グループ内での会話から、必要な用件を「タスク」として登録・管理できるのも便利な機能です。価格は、Slackと比べてもリーズナブルな設定です。
【導入費用】
無料版はグループチャットが累計14グループまで、ビデオ通話/音声通話が1対1のみ、ストレージ5GBまで、広告が表示されるなどの制限があります。有料版は個人向けの「パーソナル」が月額400円（1ユーザー/年払い）、組織向け「ビジネス」プランが月額500円（1ユーザー/年払い）、管理機能を強化した「エンタープライズ」が月額800円（1ユーザー/年払い）。
LINE WORKS（ラインワークス）
プライベートでも既に利用者が多く、既読機能も魅力のLINE WORKS（ラインワークス）
広く利用されている個人向けチャットのLINEのビジネス版です。外部トーク連携では、他社のLINE WORKSアカウントや一般のLINEアカウントともやり取りが可能。タスク管理ができるカレンダー、掲示板、アドレス帳、アンケートなどの機能も含まれたビジネス仕様となっています。
【導入費用】
無料版ではトーク、アドレス帳、ホーム、管理者向けの機能(簡易版)が利用可能。ただし音声/ビデオ通話やLINEユーザーとの対話は1対1のみ。有料版は管理面が充実した「ライト」が月額300円（1ユーザー/年払い）、メールやタスク管理機能も使える「ベーシック」プランが月額500円（1ユーザー/年払い）、ストレージの容量がより大きい「プレミアム」が月額1,000円（1ユーザー/年払い）。
Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）
既にOffice365を運用している場合には、Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）。
WordやExcelの共同編集が可能なマイクロソフトのグループウェア「Office365」に組み込まれているサービスで、Office365ツールとの連携が最大の魅力。Word/Excel/PowerPointなども使え、Teamsのアプリ上でこれらツールを起動して共同作業が簡単にできるコラボレーション・プラットフォーム。通話・電話会議サービスの「Skype」も機能に含まれる為、この一台を連携して様々な業務をこなすことが可能になります。
【導入費用】
無料版はチャットと共同作業、音声/ビデオ通話、Web版のWord/Exel/PowerPointなどが利用可能。有料版は「Office365」の料金プランで「Business Basic」が月額540円（1ユーザー/年払い）、「Business Standard」が月額1,360円、「E3」プランが月額2,170円で金額に応じてサービスやセキュリティが充実し、ストレージ容量も追加されます。
Workplace（ワークプレイス）
社内組織を超えた人脈づくりにも Workplace（ワークプレイス）。
Facebookのビジネス版であるWorkplace（ワークプレイス）、つながりや拡がりを重視したコンセプトが最大の特徴。Facebookが個人間でのプラットフォームであれば、そのビジネス版となるWorkplaceでは企業内の人間関係を深めていく機能が追加された形です。Workplaceは（閲覧制限なしの場合）参加していないグループの話題も、一部が自分の「ニュースフィード」へと流れてくる仕様、そのため部署の垣根を越えて「いいね！」「コメント」「シェア」などの反応ができ、新たなコミュニティーの活性化や情報共有にも役立ちます。
【導入費用】
無料版の「エッセンシャル」は最大50グループまで。チャット、グループビデオ通話、ファイル保管（1人あたり5GBまで）、自動翻訳、ライブ動画ストリーミングなどが利用可能。有料版で最も需要の多い「アドバンス」では1ユーザーあたり月額4ドル、グループ設定が無制限／ファイル保管が1人あたり1TBまで拡充されるほか、組織図やアンケート機能、管理者向け機能が利用可能となります。
グループウエア
チャットツールに次いで利用企業が多いグループウェア。企業など、組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェアで、共同作業をバックアップしてくれるツールです。
チャット、スケジューラ、掲示板、ファイル共有、電子メール、さらにはワークフローや会議室などの設備予約や日報などのツールで構成された統合パッケージとして提供されるケースも多く、他システムとの連携も可能なツールが多くあります。
Microsoft 365(マイクロソフト 365)
クラウドベースでのトップクラスのコラボレーションツール、Microsoft 365(マイクロソフト 365)。
既に導入企業も多いMicrosoft 365。Microsoft Teams、Word、Excel、PowerPoint などのオフィス系アプリケーションに加えて、クラウドサービス、セキュリティを付加した統合型クラウドプラットフォームです。
https://pupuru-blog.com/application/microsoft-365
Google Workspace（グーグル ワークスペース）
あらゆるビジネスに対応するソリューション、Google Workspace（グーグル ワークスペース）。
生産性とコラボレーションの協力ツールで業務効率を押し上げる、Google Workspace（グーグル ワークスペース）。利用可能なアプリケーションにて、Gmailや会議アプリMeetの他、Chat、Calendar、Google Drive、Docsなどのオフィス系アプリケーション一式などを含んでいます。
https://pupuru-blog.com/application/googlemeet
kintone（キントーン）
自社の業務に合わせたシステムカスタマイズが可能な、kintone（キントーン）。
開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できるサイボウズのクラウドサービスです。業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。社員間のつながりを活性化する社内SNSとしての機能や、豊富なAPI、プラグインなど100種類以上の連携サービスがあり、キントーンの拡張性は各企業に合わせた課題や業務効率化にコミットすることができます。
talknote(トークノート)
社内コミュニケーションツール talknote(トークノート)。
社内コミュニケーションツールであるTalknote（トークノート）は、メッセージのやり取りだけでなくグループごとのタイムライン投稿やタスク管理によって、会社や業務について一目で分かるような設計になっています。また、TalknoteはAIを搭載、アクセス時間やメッセージのやり取りを分析してメンバーの意欲やコミュニケーションを見える化。業務意欲を数値化する「アクションリズム解析」、既定の勤務時間より長くアクセスしていないかと検知する「オーバーワーク検知」、メッセージの送受信を定量化する「よくメッセージする人」機能などを搭載。
サイボウズ Office
日本の中小企業向けグループウェア、サイボウズ Office。
中小企業をはじめ多くの導入実績を有する「サイボウズ Office」は、「誰でもかんたんに使える」ことをコンセプトに開発されたグループウェアです。2019年までの累計導入数は69,000社に上り、多様な業種における共有システムの構築に寄与しています。
クラウド型とオンプレミス型の二種類が用意されていますので、自社環境に合わせて選択が可能です。
セキュリティー
テレワークや在宅勤務などによる社外での勤務体制は、社内のシステム運用部門などの保護下にあるネットワークに直接接続することができないため、注意しなければ情報漏洩などのリスクが高まる側面も併せ持っています。マルウェアや不正アクセスなどの懸念がある中で、通常と同じ安全性をあく干しながら業務にあたるために3つのポイントをご紹介します。
運用ガイドラインを策定し遵守する
社外でのテレワーク業務はオフィスでの業務と比較して情報漏洩や不正アクセスなどに晒されるリスクが高まります。このことから、社外秘情報や個人情報など重要なデータを守るために、勤務先が定めるテレワークのガイドラインを策定し、運用していくことが重要となります。
また、使用するノートパソコンやタブレット端末などもデータ暗号化やウイルス対策などのセキュリティシステムをインストールし、マルウェア対策をするようにしましょう。
VPNを利用して通信内容を保護する
企業内でのアクセス環境では、VPN(Virtual Private Network仮想専用回線)で社内ネットワークに接続できる環境が整っている場合が多くあります。VPNを利用することにより、通常オフィス内でしか利用できない社内ページや各種ツールにアクセスすることができるようになるため、テレワーク時での生産性向上が期待できます。また、VPNで仮想的に専用回線を作れば情報を暗号化することができるので、第三者による盗み見を防ぐことができます。
VPNで社内システムに接続できる端末も管理することで、より安全性を保つことが可能です。ガイドラインを定める際にも、より安全なアクセス方法を検討することが重要です。
常に最新版にアップデートする
パソコンやタブレット、携帯機器などの最新のアップデートは、OSやアプリケーションソフトの脆弱性を攻撃するマルウェアに感染しないためにも、可能な限り更新することが重要です。
勤怠管理制度
働き方の多様化により、クラウド型の勤怠管理システムの導入が多く見られるようになりました。背景には、リモートワークやフレックス制、時短勤務などの他に、労働基準法制定以来初となる大改正が2019年4月に施行されたことも大きく影響しています。
改正により2019年4月1日（中小企業については2020年4月1日）から月100時間、複数月平均80時間超の残業時間を把握し、適切に管理する必要があり、従来の勤怠管理方法よりもフレキシブルに運用することが可能なクラウド型の勤怠管理システムへの移行が加速しました。
https://pupuru-blog.com/application/timemanagement
電子契約
ハンコ文化やそれに伴うペーパーワークが、テレワーク導入や定着のハードルとなっている一面があります。いまだ書面での契約書に利用されるハンコの捺印やサインなどの従来の契約方法が多く利用されていますが、内閣府を中心に行政手続きで求める押印の原則廃止を全府省に要請するなど、大きな転換期を迎えていることも確かです。
オンライン上での契約を浸透させることは様々なメリットがあり、また、電子契約書も既に紙の契約書と同等の法的効力が認められているため、今後も各社積極的な導入が進められることが予想されています。
https://pupuru-blog.com/application/stamp
環境
自宅でテレワークを行った人を対象にしたテレワークに際する不満の調査での問題1位に「オンオフの切り替えがしづらい」、2位に「仕事専用スペースがない」などの仕事環境の確保についての問題が挙げられています。その他にも「集中して仕事をするスペースがない」「オンライン会議をする環境がない」「子どもを見ながら仕事をする環境がない」などスペースや環境に関する悩みが大多数を占めており、家庭内でありながらも集中して仕事にあたれる環境が必要とされています。
また、仕事時のタイピング音や会議時の話し声などが騒音になるケースもあり、音の問題も深刻です。このような限られたスペースで仕事環境を整えるために、各社様々な防音パーツを提供しています。
パネル・パーテーションタイプ
Zoom会議時にも役立つパネルやパーテーションなどを立てての環境構築。費用も安く抑えられ、限られた場所での防音効果も期待でき、導入しやすいタイプです。パソコンの周りだけに設置する小型のパーテーションや、3面を覆うタイプなど様々なサイズが販売されています。
個室タイプ
室内スペースに、更に自分だけの仕事空間を設置する個室タイプのお仕事環境。工具を必要としない簡単組立の防音ボックスも多数販売されています。手軽に自分だけの吸音空間を得られる、ボックスタイプなどであれば、1畳程度の大きさで、設置する場所を選びません。吸音性能の高いパネルには柔らかい素材が採用されており、部屋を傷つけることなく設置可能なタイプが複数登場しています。
まとめ
今後の新しい勤務様式に向けて、場所に依存せず通常業務と変わらない使い勝手、セキュリティレベルの維持、そしてモバイル環境のみならず、サテライトオフィスなどの拠点に関しても柔軟性があり、且つこれらの環境を担保していく上でも、より安全なクラウドサービスやオンライン化の整備が求められる状況です。
また、勤務形態によらず勤怠管理を徹底していく必要があり、様々な支援アプリケーションの導入がスムーズな業務遂行に役立ってくれます。
ププルでは、Wi-Fiとパソコンがセットになった「テレワークPCレンタルパック」をご用意!!
<ププルのテレワーク向けPCレンタルページはこちらから↓>
お得で便利なレンタルモバイルWi-Fiルーターについては、こちらをご覧ください。
<ププルのレンタルモバイルWi-Fiページはこちらから↓>
<オンライン・テレワークに役立つ関連記事はこちらから↓>
https://pupuru-blog.com/application/telework-list
https://pupuru-blog.com/application/groupchat
https://pupuru-blog.com/smartphone/zoom
https://pupuru-blog.com/application/googlemeet
https://pupuru-blog.com/telework/tel-agency-service
コメント