【徹底解説】使えるWeb会議システム7選 [活用編]

皆さん、こんにちは。
携帯電話＆WiFiレンタルのププルです(*^_^*)

近年、政府主導で進められている「働き方改革」によるテレワークの推進、そして長引くコロナウイルス感染予防対策などもあり、Web会議ツールの導入は、社内向けWeb会議からインサイドセールスへの活用など多岐にわたるコミュニケーションツールへと急速に発展しています。

今回は、Web会議とはどのようなものなのか、各Web会議ツールのポイント、システムを選ぶ際に注意すべきポイント等も合わせてご紹介します。また、オンラインを活用したウェビナーやイベント開催などの応用利用も可能なのか、各サービスをチェックしていきます。

Web会議システムとは

「Web会議」とは、遠隔拠点とインターネットを通じて映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことができるコミュニケーションツールのことを指します。
「オンライン会議」「ビデオ会議」などとも呼ばれ、チャットツールなどと並行して利用されることが多く、ビジネスシーンには欠かせないツールとなりました。

インターネット回線とパソコンやモバイル等を利用し、場所を選ばずに手軽に導入出来る「Web会議」は、資料共有や動画配信といった多彩な機能を搭載しており、会議だけではない幅広い利用シーンに対応することも可能です。

今回は、Web会議ツールのポイントや活用シーンなども合わせてご紹介します。

Web会議システム導入時の注意すべきポイント

導入方式

Web会議システムの導入方式には、クラウド型（ASP型）とオンプレミス型があります。現在は、クラウド型が主流といえますが、目的・用途に合わせて検討することがおすすめです。

クラウド型Web会議システムは、インターネットを通じて、ベンダーが用意するアプリケーションを利用し、Web会議を行います。インターネット環境さえあれば利用できる手軽さや、初期費用の安さがクラウド型の魅力です。デメリットとしては、ネットワーク障害や長期契約時のコストの高さ、セキュリティー面等があげられます。

オンプレミス型Web会議システムは、自社専用のシステムをサーバーに導入する方法です。システム開発を必要とするため、導入時間が必要になることや、初期費用が高額になります。しかし、長期的にはイニシャルコストを抑えることができ、品質の安定性とセキュリティ性の高さが魅力です。

基本機能

Web会議システムの基本機能は、どのシステムも充実しており、あまり差は見られません。しかし、細かな機能は各サービスによって特徴が異なるため、事前に確認することが必要です。
また、基本的な機能については、以下の通りです。

① コミュニケーション機能（チャット・映像・音声）
② 情報共有機能（資料共有・アプリケーション共有・デスクトップ共有）
③ 記録機能（録音・録画）
④ 通知機能（参加・招待などの通知やカレンダーリマインド機能など）

他にも、会議の音声からテキスト起こしが可能な機能を搭載しているサービスや、投票、入室履歴、アクセス制御機能など様々な管理機能が用意されているシステムもあります。インサイドセールスに活用する場合には、画面共有や資料共有のスムーズさに加えて、Web会議への入室の手軽さ・セキュリティについても確認する必要があります。

どのようなシーンで利用していくかを想定し、検討していくことで機能漏れのないシステムを選ぶことができます。

同時接続数

ビジネスシーンで利用するWeb会議システムの選定において、必ずチェックしたいのが同時接続可能拠点数です。同時接続できる拠点数（アカウント数）が多いほど、大人数での会議やウェビナー、イベントや商談会など応用できる可能性が増えます。同時接続可能拠点数はWeb会議システムにより大きく異なります。システムの利用方法や、開催したい会議の規模を考慮しながら選定することがおすすめです。有料プランがあるツールでは、接続可能数が増えることでプラン価格も高くなります。

通信品質

Web会議システムを快適に利用するには、映像・音声の通信品質が大きく影響します。接続拠点が増えると品質が低下する、表示速度が落ちるといったケースもあるため、複数拠点での利用を想定している場合は必ず確認が必要です。ノイズやハウリング、環境音を低減できる機能を搭載したツールであれば安定的な通信品質を維持しやすくなります。トライアル版を利用するなどして、実際に使ってみることで品質を体感することが可能です。

セキュリティ

インターネットを介するWeb会議では、第三者による不正アクセスや情報漏えいを防ぐセキュリティ対策も重視すべきポイントです。とくに、機密事項を扱う会議や商談、教育関係などで利用する場合には、注意が必要です。データの暗号化やアクセス制御機能など、十分なセキュリティを確保しているかを確認しましょう。

Web会議システム 7選

Zoom(ズーム)

簡単・高品質の企業向けビデオ会議
高いシェア率を誇るビデオ会議システム「Zoom（ズーム）」。Zoomは、有償版では最大1000人、無料版でも100人まで参加できるビデオ会議システムです。権限をもつ主催者(ホスト)が、メンバー全員や指定した１人に発言権を与えて、画面を共有しながら会議を進めることができます。ミーティングの主催者が招待URLを発行すれば、すぐに参加でき、参加者は指定の時間に招待URLをクリックするだけです。エンタープライズ版ではウェビナーの開催が可能、対応デバイスもパソコン、タブレット、スマートフォンと様々なデバイスに対応Windows/Mac両用です。

大規模なミーティングプランでは、最大500名または1,000名のインタラクティブな参加者を追加することができますが、無料版ライセンスでの3人以上のZoomWeb会議の場合は40分という時間制限があるため利用時には注意が必要です。

https://pupuru-blog.com/smartphone/zoom

slack（スラック）

チームワークと個人作業、その両方を1つのプラットフォームで
世界150ヵ国以上の企業で導入されているビジネスチャットツールSlack（スラック）。
個人同士のダイレクトチャットや、組織・プロジェクトごとのチャンネルでやり取りを進めます。仕事上のコミュニケーションをまとめることで、最新の情報を共有して意思決定を迅速化させます。GoogleドライブやDropboxなどの外部ツールと連携することでSlackのチャンネル上にアラートや重要情報がリンクされ、管理や業務効率UPにも貢献します。

slack（スラック）

chatwork(チャットワーク)

ビジネスコミュニケーションをこれ一つで
純国産のビジネスチャットツールchatwork（チャットワーク）は、海外でも提供が始まりました。Chatworkはメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率化するビジネスチャットです。個別チャット、グループチャットで社内外の人とのコミュニケーションを円滑に進めます。タスク管理、ファイル共有、音声・ビデオ通話(Chatwork Live)、検索機能をパソコンやスマートフォンなどのマルチデバイスで利用可能。Chatwork Liveの利用は、フリープランの場合は「1対1」の最大2まで、有料プランの場合は、最大14名までの利用になります。

chatwork(チャットワーク)

Microsft Teams(マイクロソフトチームズ)

業務アプリであるOfficeツールとの連携がシームレスに行える「Microsoft Teams」。ビジネスの連携強化・共同作業に加えて、高いセキュリティ性を誇ります。Teamsを活用すれば、これまで個人が独自管理していた業務スタイルやノウハウを共有し、より業務効率に繋がるものへと昇華することが可能になるでしょう。同時接続人数は、最大300人まで。ウェビナーとしては、1,000人まで配信できるため、一方的な配信にはおすすめです。また、1万人のオンラインイベントの開催は、Office 365 Business Essentials（540円/月）、Business Premium（1360円/月）で利用可能となります。

Microsft Teams(マイクロソフトチームズ)

Skype（スカイプ）

Skype で気軽に連絡を取り合う
マイクロソフトが提供するインターネット電話サービス。スカイプはインスタントメッセージ(チャット)や音声通話、ビデオ通話をスカイプ同士であれば無料で楽しめるコミュニケーションツールです。MacOS、Windows、Android、Linux等の一般的なOSの他に、ゲーム機やウェアラブル機器等たくさんの機器に対応しているため、ビジネス利用、プライベート利用含めて世界中の多くの世代に利用されています。2020年4月、アプリダウンロードやサインアップ不要で使える新機能「Meet Now」を発表し、話題となりました。通常のWeb会議機能にプラスして、固定電話・携帯電話に繋ぎ、電話会議も行うことができます。

Skype（スカイプ）

LINE WORKS（ラインワークス）

スキマ時間も効率的に。ビジネス版LINE。
プライベートでLINEを使っている方が多いと思いますが、そのLINEの使い勝手をそのまま仕事で活用できる機能を備えたビジネス版LINE、LINE WORKS（ラインワークス）。なじみのあるLINEと同じ使い勝手だから、導入したその日から誰でもすぐに使えます。
機能は、自分やメンバーのスケジュールを把握できるカレンダー機能、出欠確認や意見調査に活用できるアンケート機能、ファイル管理ができるDrive機能(最大1TB)、業務がスピーディーに進むチャットボット機能などが提供され、ビジネスの効率化に役立ちます。

LINE WORKS（ラインワークス）

Cisco Webex(シスコウェベックス)

世界165カ国以上の国で利用され、様々な企業・政府機関・教育現場で長年使われている「Cisco Webex」。多様なデバイスで利用できるWeb会議システムで、パソコンやスマートフォン、タブレットからだけでなく、シスコのビデオ会議システム（エンドポイント）からはもちろん、他社のWeb会議システムやアプリケーションからでも会議に参加できます。基本は無料で利用でき、ミーティングの参加人数やクラウドストレージの容量によって月額使用料が変わる有料プランがあります。同時接続人数は、無料プランで100人。有料プランで100〜1,000人までとなっており、小規模ユーザー向けのオンライン会議やイベントに向いています。バーチャル背景は、iPadやiPhoneであれば利用可能。オンラインイベントへは、パスワードを設定しない限りは、Zoomと同様にURLから参加可能。Webex利用時の時間制限は無料プランの場合、50分までとなっています。

まとめ

今回は、Web会議とはどのようなものなのか、その基本機能について。そして、Web会議ツールを選定する際のポイントやオンラインを活用したウェビナーやイベント開催などの応用利用も可能なのか、それぞれのWeb会議ツールをご紹介しました。

様々なツールがある中で、自社の展開に合わせて選定することが重要になってきます。また、その際には拡張性のあるサービスであるかどうかも予め把握しておくことも大切です。

急速にオンライン化へと進む中で、これからも様々なアイデアや技術を駆使した柔軟なマーケティング活動やコミュニケーションが求められていくことと思います。

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